ویژگی‌های autofill (پر کردن خودکار) اکسل کارآمدترین راه‌ها برای صرفه‌جویی در زمان را به‌کاربران ارائه می‌دهند. خیلی از کاربران نمی‌دانند که بیشتر کارهایی که به‌صورت دستی انجام می‌دهند می‌تواند خودکارسازی شود.

به‌عنوان مثال، در سامانه زاگما به راحتی می توانید سفارشات را توسط ورودی اکسل به سامانه وارد نمایید، برای این کار لازم است که این سفارشات را در اکسل وارد کنید و گاها مشخصات بعضی از سلول ها تکرار می شوند، در این آموزش نحوه تکرار این مشخصات آموز داده می شود.

نوشته‌های مرتبط

آموزش رسم نمودار در اکسل مقدماتی تا پیشرفته

1- تمام سلولهای دیگر را پر کنید

اگر مدتی است که با اکسل کار می‌کنید حتما می‌دانید که چگونه از ویژگی “پر کردن خودکار” استفاده کنید. روی گوشه پایین سمت راست یک سلول کلیک می‌کنید و ماوس را روی آن نگه می‌دارید و به‌سمت پایین می‌کشید تا فرمول شما روی تمام سلول‌های زیرین آن ستون اعمال شود.

اگر اولین سلول تنها یک عدد است و در آن فرمولی به‌کار نرفته، اکسل به‌طور خودکار عدد آن سلول را با یک جمع می‌کند و در سلول زیرین قرار می‌دهد و این روند برای سلول‌های بعدی به‌همین منوال تکرار می‌شود.

اما اگر نمی‌خواهید که فرمول autofill روی تمام سلول‌های زیرین اعمال شود باید چه کنیم؟ به‌عنوان مثال، فرض کنید می‌خواهید نام و نام خانوادگی به‌یکدیگر بپیوندند اما آدرس‌ها هیچ تغییری نکند.

فرمول را روی سلول‌های دیگر اعمال کنید

این کار با یک تغییر کوچک در روند autofill امکان‌پذیر است. به‌جای کلیک کردن روی اولین سلول و کلیک کردن بر روی گوشه پایین سمت راست، دو سلول اول را هایلایت کنید. بعد از آن، ماوس را روی لبه پایین سمت راست دو سلول نگه دارید تا نشانگر ماوس به‌علامت “+” تغییر کند.

حالا ماوس را به‌پایین بکشید.

حالا می‌بینید که به‌جای پر کردن خودکار هر سلول، اکسل تنها سلول‌های دوم از هر بلوک را پر می‌کند.

سلول‌های دیگر چگونه اداره می‌شوند

حالا اگر سلول‌های دوم خالی نباشند تکلیف چیست؟ در این حالت، اکسل همان قوانین سلول دوم مربوط به اولین بلوک هایلایت شده را به‌سایر سلول‌ها انتقال می‌دهد. بطور مثال، اگر داخل سلول دوم عدد “1” وجود داشته باشد، اکسل به‌طور خودکار سایر سلول‌ها را با اضافه کردن مقدار یک به‌هر کدام پر می‌کند.

2- پر کردن خودکار تا پایان داده

یکی از مواردی که کاربران در هنگام کار با شیت‌های کاری اکسل در شرکت‌ها و محیط‌های کاری بزرگ با آن روبرو می‌شوند سروکار داشتن با حجم عظیمی از شیت‌ها است.

می‌توان با گرفتن و پایین بردن ماوس بین 100 تا 200 سطر و پر کردن خودکار سلول‌های یک ستون به‌هدف رسید. اما فکر کنید اگر 10 یا 20 هزار سطر در یک شیت گسترده روبروی‌تان باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ انجام همین روند برای 20 هزار سطر زمان بسیار زیادی از شما می‌گیرد.

اما می‌توان این کار را با یک ترفند خیلی سریع انجام داد. به‌جای پایین کشیدن ماوس در طول یک ستون، کلید شیفت را پایین نگه دارید. حالا اگر ماوس را در گوشه پایین سمت راست سلول نگه دارید، به‌جای علامت “+”، یک آیکون با دو خط افقی موازی هم می‌بینید.

تنها کاری که باید انجام دهید دو بار کلیک روی آیکون است تا اکسل به‌طور خودکار تمام ستون را پر کند. البته، فقط تا جایی‌که ستون مجاور دارای داده باشد.

 

این ترفند به‌اندازه چندین ساعت باعث صرفه‌جویی در زمان‌تان می‌شود.

3- پر کردن خانه‌های خالی

تصور کنید که می‌خواهید یک صفه گسترده اکسل را پاک کنید و از شما خواسته شده تا یک فرمول خاص و ویژه را برای هر خانه خالی موجود در یک ستون اعمال کنید. نمی‌توانید هیچ الگوی قابل پیش‌بینی پیدا کنید. ترفندی که در بالا اشاره شد هم جواب‌گو نیست. در ضمن، با روش فوق، هر داده‌ای که داخل این ستون وجود داشته باشد پاک می‌شود. چاره چیست؟

برای این منظور هم یک ترفند دیگر وجود دارد که به‌کمک آن می‌توانید تنها خانه‌های خالی یک ستون را با هر چیزی که خواستید پر کنید.

در شیت بالا، قرار است تمام خانه‌های خالی با رشته “N/A” پر شود. اگر شیت شما فقط چند سطر داشته باشد، پس می‌توانید این کار را به‌راحتی و با دست انجام دهید. اما وقتی شیت شما هزاران سطر دارد، باید یک روز کامل وقت بگذارید.

پس، نمی‌توانید این کار را دستی انجام دهید. تمام داده‌های یک ستون را انتخاب کنید. به منوی Home بروید، آیکون Find & Select را انتخاب کنید. حالا، Go To Special را انتخاب کنید.

در پنجره بعدی، Blanks را انتخاب کنید.

در پنجره بعدی، فرمول را در اولین خانه خالی وارد کنید. در این‌جا، تنها کافی است عبارت N/A را تایپ کنید و سپس Ctrl + Enter را بزنید تا همین اتفاق برای تمام خانه‌های خالی که پیدا می‌شود رخ دهد.

در صورت نیاز، به‌جای “N/A”، یک فرمول را داخل اولین سلول خالی وارد کنید (یا روی مقدار قبلی کلیک کنید تا از فرمول سلولی که درست بالای سر سلول خالی وجود دارد استفاده کند)، وقتی Ctrl + Enter را بگیرید، همان فرمول برای تمام خانه‌های خالی به‌کار می‌رود.

با این کار، پاک کردن یک شیت خیلی بزرگ بسیار سریع و آسان انجام می‌شود.